Быстрый старт для менеджера проекта
Как быстро разобраться в системе и начать работать? Этот гайд для менеджеров проектов, которые в первый день в системе.
За 5 минут: что это за система?
CRM RMS — это система для управления всем проектом: от создания до финальной сметы.
Основная идея:
- Вы создаете проект
- Добавляете людей в команду
- Ставите задачи людям
- Указываете, какое оборудование нужно
- Система считает затраты на труд + оборудование
- Вы генерируете счет или акт клиенту
- Проект закрывается
Что система делает автоматически:
- Считает, сколько стоит работа каждого человека (часы × ставка)
- Считает, сколько стоит оборудование
- Складывает все затраты в одну смету
- Генерирует готовые документы (счета, акты)
Что вы должны делать:
- Создавать проекты и ставить задачи
- Добавлять людей в команду
- Говорить, что оборудование нужно
- Смотреть бюджет
- Генерировать документы
За 15 минут: первый проект
Шаг 1: Создать проект
1. Нажмите "Create Project"
2. Заполните:
- Name: "Event Setup" (название)
- Description: "Setup for conference 2026" (описание)
- Client: выберите компанию (если есть)
- Contact: выберите контактное лицо
- Department: ваш отдел
- Manager: вы (или кто отвечает)
3. Нажмите "Create"✅ Проект создан, статус planned (дальше его можно перевести в estimating, approved, in_progress, done и closed)
Шаг 2: Добавить людей в команду
1. Откройте проект
2. Перейдите в раздел "Team"
3. Нажмите "Add Member"
4. Выберите человека
5. Укажите его роль: "Project Lead", "Designer", "Installer" и т.д.
6. Ставка будет использована его базовая (или укажите свою для этого проекта)
7. Нажмите "Add"✅ Команда сформирована
Шаг 3: Поставить задачи
1. Откройте проект
2. Перейдите в раздел "Tasks"
3. Нажмите "Create Task"
4. Заполните:
- Title: "Setup chairs" (название)
- Description: "Arrange 10 chairs in the hall"
- Assignee: выберите из команды
- Planned Hours: "4" (сколько часов будет занимать)
5. Нажмите "Create"✅ Задача создана, назначена
Шаг 4: Указать оборудование
1. Откройте проект
2. Перейдите в раздел "Equipment"
3. Нажмите "Add Equipment Needed"
4. Добавьте:
- Chairs: 10 шт
- Tables: 3 шт
- Projector: 1 шт
5. Система покажет, есть ли это на складе
6. Если нет — создастся логистическая заявка (Logistics Operation)✅ Логистика будет подбирать оборудование
Шаг 5: Смотреть бюджет
1. Откройте проект
2. Перейдите в раздел "Budget"
3. Видите:
- Labor: сколько стоит работа команды
- Tech: сколько стоит оборудование
- Logistics: доставка
- ИТОГО: общая смета✅ Бюджет формируется автоматически
Шаг 6: Сгенерировать счет
1. Когда проект готов к финализации
2. Откройте проект
3. Нажмите "Generate Document"
4. Выберите "Invoice" (счет)
5. Выберите шаблон
6. Нажмите "Generate"
7. Система создаст готовый счет с данными проекта
8. Скачайте и отправьте клиенту✅ Счет готов
Главные правила
1. Люди заполняют Time Entries
Каждый член команды должен ежедневно или еженедельно заполнять, сколько часов он потратил на проект. Система отправляет напоминания.
Почему это важно? Без Time Entries система не знает, сколько реально потратили времени, и не может правильно считать затраты.
2. Логистика работает с оборудованием
Когда вы указываете, что нужно оборудование, логистика:
- Проверяет, есть ли на складе
- Если нет — покупает, арендует или берет с другого проекта
- Доставляет на объект
- Вы принимаете (отмечаете как "Accepted")
Что вы должны делать? Просто указать, что нужно. Логистика сама решит, как это получить.
3. Система считает деньги автоматически
Вы не вводите финансовые данные вручную. Система берет:
- Труд: Time Entries × ставка сотрудника = стоимость
- Оборудование: из логистических операций
- Доставка: из логистических операций
- Прочее: если добавили вручную
Все это автоматически добавляется в бюджет.
4. Бюджет обновляется в реальном времени
Когда кто-то заполняет Time Entry или логистика меняет статус операции, смета сразу обновляется. Вы всегда видите актуальные числа.
5. Все данные нужны для генерации документов
Перед тем как генерировать счет или акт, убедитесь:
- Все люди добавлены в команду и имеют ставки
- Все задачи имеют плановые часы
- Все оборудование добавлено через логистику
- Все затраты в финансах
Если что-то забыли — документ будет неполный.
Типичный день менеджера проекта
Утро
- Открыть проект
- Посмотреть статус задач (какие в работе, какие готовы)
- Посмотреть, были ли какие-то проблемы (уведомления)
День
- Ставить новые задачи (по ходу уточнения требований)
- Отвечать на вопросы команды в чате
- Если нужно оборудование — добавить в систему
Перед завершением проекта
- Убедиться, что все задачи закрыты
- Убедиться, что все логистические операции завершены
- Посмотреть финальный бюджет
- Пересчитать прибыль (Revenue - Costs)
После завершения
- Сгенерировать счет и отправить клиенту
- Сгенерировать акт (если нужен)
- Закрыть проект
- Оптимально — генерировать отчет для анализа
Где найти нужное?
| Нужно... | Где это в системе? |
|---|---|
| Создать проект | Projects → "Create Project" |
| Добавить человека | Project → Team → "Add Member" |
| Создать задачу | Project → Tasks → "Create Task" |
| Заполнить время | Project → Time Entries → "Add Entry" |
| Добавить оборудование | Project → Equipment → "Add Equipment" |
| Посмотреть бюджет | Project → Budget (автоматический расчет) |
| Загрузить ТЗ/чертеж | Project → Files → "Upload" |
| Сгенерировать счет | Project → "Generate Document" → Invoice |
| Посмотреть уведомления | Dashboard или уведомления |
| Написать в чат проекта | Project → Chat |
| Посмотреть все задачи | Project → Tasks (список) |
| Помеченить статус задачи | Project → Tasks → выбрать → изменить статус |
Частые вопросы
Как задать разную ставку для одного человека в разных проектах?
Когда добавляете человека в проект (в Team), укажите его ставку именно для этого проекта. В другом проекте можно указать другую.
Что будет, если логистика не сможет найти оборудование?
Логистическая операция перейдет в статус "Exception". Логист уведомит вас, и вы вместе решите: ждать, взять альтернативу или отменить.
Можно ли изменить бюджет проекта после его создания?
Можно скорректировать плановый бюджет (PlannedBudget). Фактический считается автоматически из затрат.
Система автоматически генерирует уведомления?
Да. Если кто-то не заполнил Time Entry — система отправит напоминание. Если задача просрочена — уведомит.
Что делать, если ошибочно добавили оборудование?
Можно удалить (или отменить логистическую операцию). Если она уже в работе — свяжитесь с логистикой.
Как скачать смету в Excel?
В разделе Budget нажмите "Export" → выберите Excel → скачивается файл с полной сметой.
Можно ли сгенерировать счет в середине проекта?
Технически да, но обычно счет генерируют после завершения (когда все задачи закрыты и оборудование доставлено).
Что если нужно добавить доп. затраты (например, неожиданный ремонт)?
Откройте проект → Finance → нажмите "Add Cost Item" → укажите категорию и сумму. Это автоматически добавится в бюджет.
Резюме: минимум для начала
- Создайте проект — Give It Name, Choose Client
- Добавьте людей — Team → Add Members
- Ставьте задачи — Tasks → Assign to Team
- Указывайте оборудование — Equipment → Add Needed
- Смотрите бюджет — Budget (автоматически считается)
- Генерируйте документы — Generate Document → Invoice/Act
- Закрывайте проект — Mark as Completed
Остальное система делает сама.
Дальнейшее обучение
После этого гайда рекомендуется прочитать:
- Основные сущности — что такое Project, Task, Team и как они связаны
- Жизненный цикл проекта — подробно по этапам
- Система бюджета — как система считает деньги
- Логистический контур — как работает подбор оборудования
Если нужна информация по API, откройте API Reference.
Поддержка
Если что-то не работает или не понятно:
- Проверьте Справочник терминов
- Прочитайте соответствующий раздел документации
- Если не помогло — свяжитесь с командой разработки через GitHub Issues
Успехов в работе! 🚀